Contrôle urssaf - définition

Le contrôle Urssaf est destiné à garantir la juste application de la législation sociale, 
l'exactitude des déclarations, le jeu loyal de la concurrence, 
ainsi que le respect des droits des salariés. 
Il constitue un moment privilégié pour vous conseiller et prévenir les difficultés rencontrées 
quant à l’application d’une réglementation complexe.

de Chantal GOUGET Rédaction de NetPME 

Capture d'écran: http://pro.orange.fr

Le contexte du contrôle Urssaf

Pourquoi un contrôle ?

Les ressources destinées à financer les prestations sociales (en cas de maladie, allocations familiales, indemnités d'accidents du travail et retraites) sont recouvrées à partir des déclarations établies
par vos soins et adressées aux organismes de recouvrement. Ce système déclaratif implique,
en contrepartie, un contrôle du respect de la législation sociale et de l'exactitude des montants versés.
Le contrôle, réalisé par les Urssaf, est donc destiné à garantir la juste application de la législation sociale, l'exactitude des déclarations, le jeu loyal de la concurrence, ainsi que le respect des droits des salariés.
Il constitue un moment privilégié pour vous conseiller et prévenir les difficultés rencontrées
quant à l'application d'une réglementation complexe.
Qui peut être contrôlé ?
Quels que soient votre activité et votre effectif, vous pouvez être contrôlé si vous êtes :

1. employeur, personne morale ou physique, privée ou publique, à l'exception des administrations centrales de l'État contrôlées par la Cour des comptes,
2. travailleur indépendant,
3. redevable de contributions spécifiques.

Quel type de contrôle ?

Deux types de contrôles sont possibles :

1. le contrôle sur place qui se déroule dans les locaux de votre entreprise,
2. le contrôle sur pièces qui se déroule dans les locaux de l'organisme de recouvrement.

Le contrôle sur place : un classique

Qui contrôle ?
Un ou plusieurs inspecteurs, placés sous l'autorité du directeur de l'organisme de recouvrement,
réalisent le contrôle. Les inspecteurs sont agréés par le directeur de l'Acoss,
la caisse nationale des Urssaf, et liés par le secret professionnel.
Cet agrément est valable sur l'ensemble du territoire français et couvre l'ensemble de leur carrière.
Ils prêtent serment devant le tribunal d'instance de ne rien révéler des secrets de fabrication
comme des résultats d'exploitation dont ils peuvent prendre connaissance dans l'exercice
de leur mission.
Ils sont titulaires d'une carte professionnelle, preuve de leur qualité,
carte dont vous pouvez obtenir la présentation.
Comment êtes-vous informé du contrôle ?
Un contrôle peut intervenir à tout moment dans la vie de l'entreprise.
Cependant, l'organisme de recouvrement est tenu de vous adresser un avis de contrôle
par lettre recommandée avec accusé de réception, au minimum 15 jours avant la date de la première visite de l'inspecteur. L'envoi de cet avis ne s'applique pas aux opérations de lutte contre le travail dissimulé.
Cet avis de contrôle vous informe de la date et de l'heure de la première visite de la vérification,
de l'identité du ou des inspecteurs chargés du contrôle, de la liste des documents et supports à préparer.
Depuis le décret de 2007, plusieurs mesures ont été prises :
1- La remise de la charte du cotisant
La charte du cotisant contrôlé résume les dispositions mises en oeliguvre en matière de contrôle
par les organismes du recouvrement.
2- Les investigations en milieu dématérialisé
Dans l'hypothèse où vos systèmes de paie et votre comptabilité sont informatisés, le contrôle porte
sur l'ensemble des informations, données et traitements qui servent de base directement ou indirectement à l'établissement des déclarations sociales obligatoires et des états sociaux,
ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution
des traitements.
L'inspecteur peut, si vous l'acceptez, effectuer lui-même la vérification sur l'équipement logiciel
et matériel que vous utilisez. Si vous refusez que le contrôle soit effectué sur votre équipement,
vous devez l'indiquer par écrit et mettre à sa disposition les copies des documents, des données
et des traitements nécessaires au contrôle sur un support informatique répondant à des normes préalablement acceptées par écrit par l'inspecteur.
Ces copies doivent vous être rendues avant l'envoi de la mise en demeure.
Vous pouvez demander à effectuer vous-même ou à faire effectuer par votre prestataire de service
tout ou partie des traitements nécessaires au contrôle. Dans ce cas, l'inspecteur vous précise
par écrit les travaux à réaliser ainsi que le délai accordé pour les effectuer.
3- Les méthodes d'échantillonnage et extrapolation 
(réservées a priori aux grandes et très grandes entreprises)

Afin de réduire la durée du contrôle dans votre entreprise et d'alléger les contraintes liées
à la fourniture de très nombreuses pièces justificatives, l'inspecteur peut vous proposer
d'utiliser des méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolation.
Si l'inspecteur envisage d'utiliser ces méthodes, il doit vous remettre, au moins 15 jours
avant leur mise en oeuvre, un document formalisant cette démarche
ainsi que la copie de l'arrêté les définissant.

Le contrôle sur pièces

Cette modalité de contrôle peut être engagée à l'égard des employeurs et travailleurs indépendants occupant 9 salariés au plus au 31 décembre de l'année qui précède celle de l'avis de contrôle.
Ce contrôle se déroule sous les mêmes garanties qu'un contrôle sur place.
Dans le cadre du contrôle sur pièce, l'avis de contrôle mentionne :

1. la liste des documents et informations nécessaires à l'exercice du contrôle, 
2. la date limite de leur transmission à l'organisme,
3. précise la date de début de vérification,
4. vous demande d'envoyer des copies des pièces originales. 
5. Ces documents pourront être communiqués sous forme papier ou dématérialisée.

Qui contrôle ?
Un inspecteur ou un contrôleur du recouvrement, placé sous l'autorité du directeur de l'organisme
de recouvrement.
Comme les inspecteurs du recouvrement, les contrôleurs du recouvrement sont agréés
par le directeur de l'Acoss et liés par le secret professionnel.
Ils prêtent serment devant le tribunal d'instance de ne rien révéler des secrets de fabrication
comme des résultats d'exploitation dont ils peuvent prendre connaissance dans l'exercice
de leur mission.
Les contrôleurs sont également chargés d'une mission d'information et de prévention
quant aux difficultés rencontrées dans l'application de la réglementation.
Lieu du contrôle

L'opération de vérification s'effectue dans les locaux de l'organisme chargé du recouvrement.
Période contrôlée
Le contrôle permet de vérifier les modalités d'application de la législation sociale du recouvrement
et l'exactitude des déclarations. Il peut porter sur l'assiette des cotisations et
contributions exigibles dans la limite des trois années civiles et de la période en cours
qui précèdent le début du contrôle.
Certains organismes de recouvrement ne contrôlent que sur l'année qui précède l'année en cours.
Déroulement du contrôle

Le contrôle s'effectue sur la base des documents transmis.
Toutefois, des documents complémentaires nécessaires à la réalisation du contrôle peuvent
être demandés à l'employeur par échanges écrits, téléphoniques ou électroniques.
Vous devez transmettre les copies de tous les documents nécessaires à la réalisation du contrôle.
En cas de non-transmission des éléments demandés ou lorsque l'examen des pièces nécessite
d'autres investigations, la procédure est clôturée par un document se substituant à la LO
(Lettre d'observations), informant le cotisant qu'un contrôle va être engagé s
elon la procédure du contrôle sur place.

Après le contrôle...

Le contrôle est une procédure contradictoire qui assure la garantie de vos droits.
Ainsi, la communication des observations de l'inspecteur ou du contrôleur constitue une formalité
qui doit impérativement être respectée.
Le contrôle peut aboutir :

1. au constat d'une bonne application de la législation,
2. à des observations pour l'avenir,
3. à des régularisations de cotisations et/ou de contributions, en votre faveur 
4. ou en faveur de l'organisme de recouvrement.

Formalisation des conclusions du contrôle :
Dans tous les cas, un document daté et signé, intitulé « Lettre d'observations » précise :

1. l'objet du contrôle ;
2. les documents consultés ;
3. la période vérifiée ;
4. la date de la fin du contrôle ;
5. la mention du délai de 30 jours dont vous disposez pour faire part de vos remarques ;
6. la mention selon laquelle vous pouvez vous faire assister d'un conseil de votre choix pour répondre aux observations ;
7. la mention éventuelle de la constatation par l'inspecteur de l'absence de bonne foi, contresignée par le directeur de l'organisme ;
8. en cas de régularisation, le document indique les constats établis au cours du contrôle, la nature, le mode de calcul, la période et le montant des ajustements envisagés.

Vous disposez alors d'un délai de 30 jours, à compter de la remise de la lettre d'observations,
pour faire part de vos remarques, d'éléments nouveaux ou de votre éventuel désaccord
à l'inspecteur ou au contrôleur, du recouvrement, par courrier recommandé avec accusé de réception.

Les autres mesures

Assouplissement du dispositif des majorations de retard
Les majorations de retard, payées par les cotisants qui ne se sont pas acquittés dans les délais
de leurs cotisations et contributions, ont deux objectifs :

1. intérêts de retard sur la somme à verser,
2. sanction visant à pénaliser le cotisant non diligent.

Le dispositif applicable depuis le 1er janvier 2008 tente de distinguer ces deux fonctions en instaurant des différents taux de majorations de retard suivant que le cotisant est de bonne ou de mauvaise foi. Ainsi :

1. le taux de la majoration est passé de 10 à 5 %,
2. les majorations sont décomptées plus vite,
3. le taux de la majoration complémentaire est passé à 0,4 % du montant des cotisations dues 
4. par mois ou par fraction de mois écoulé à compter de la date d'exigibilité des cotisations 
5. (ce taux correspond au loyer de l'argent).

Il faut toutefois noter que le taux initial de 10 % reste applicable en cas de travail dissimulé.
De plus, un système de remise automatique des majorations initiale
et complémentaire est établi lorsque, lors des 24 mois précédents,
aucune infraction n'a été constatée, que le montant des majorations de retard (MR)
est inférieur au plafond mensuel de la Sécurité sociale et que le cotisant a réglé les cotisations dues
et fourni, dans le mois suivant le date d'exigibilité, ses déclarations.
La remise automatique des MR est exclue en cas de :

1. travail dissimulé,
2. mauvaise foi de l'employeur dûment prouvée par l'inspecteur du recouvrement et contresignée par le directeur. 

Recours hiérarchique auprès de l'Acoss
Cette mesure concerne les cotisants confrontés à des interprétations contradictoires d'Urssaf relatives
à plusieurs de ses établissements.
Cette possibilité de recours hiérarchique a été créée par la Loi de financement de la Sécurité sociale pour 2004. Le décret de 2007 a fixé les dispositions réglementaires de la loi concernant :

1. les modalités pratiques de saisine de l'Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale, 
2. ses conséquences sur les autres voies de recours,
3. la complétude de la demande, les mentions obligatoires que doit comporter l'accusé de réception,
4. les rôles respectifs de l'Acoss et des Urssaf.

Chantal GOUGET
Rédaction de NetPME
 

Capture d'écran: http://www.netpme.fr/info-conseil-1/gestion-entreprise/fiscalite/contentieux-fiscalite